経理・記帳・仕訳に関する質問｜質問No.23899

Question

立替金精算書について

取引先の立替払いをしました。自分で作成した様式に手書きで立替金精算書を作成し、原本は自分が保管し取引先にはコピーを発行して問題ないでしょうか？

Answer 1

立替金精算書の原本を自分で保管し、取引先にコピーを送付する方法で問題ありません。

立替金精算書は、立替えた費用の内容と金額を明確にするための書類であり、手書きで作成したものでも税務上有効です。原本を自分で保管し、コピーを取引先に送付するという処理は一般的な実務慣行です。

重要なのは、立替金精算書に必要な情報が適切に記載されていることです。具体的には、立替えた日付、支払先、費用の内容、金額、立替えを行った者の氏名などを明記してください。また、実際に支払いを行ったことを証明する領収書やレシートも併せて保管しておくことが大切です。

なお、立替金は消費税法上課税対象外の取引ですので、立替金精算書自体にはインボイス（適格請求書）としての記載要件は不要です。ただし、立替えた費用について取引先が仕入税額控除を受けるためには、実際の支払先から受け取った適格請求書等のコピーを立替金精算書と併せて送付することが望ましいでしょう。

所得税法や法人税法の規定により、事業に関する取引の記録と証憑書類の保存が義務付けられていますので、立替金精算書の原本と関連する領収書等は適切に保存してください。

Answer 2

自作様式による立替金精算書でも、内容が明確で双方の合意が確認できれば実務上は問題ありません。原本をどちらが保管するかに法的な絶対基準はなく、取引先へコピー交付でも差し支えありません。ただし、日付・金額・内容・立替者・精算先を明示し、領収書等の証憑と紐付けて保管することが重要です。可能であれば双方の署名または押印を付し、後日の確認に耐える形を整えておくことが望ましいでしょう。電子データでの保存も併用すると、管理面での確実性が高まります。

Answer 3

取引先が問題なければ、よろしいかと考えます。

Answer 4

おっしゃる方法で問題ないかと思います。

Answer 5

＞取引先の立替払いをしました。自分で作成した様式に手書きで立替金精算書を作成し、原本は自分が保管し取引先にはコピーを発行して問題ないでしょうか？
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記載していただいた方針で問題無いと考えます。
より一層確実性を高めるために、国税庁の『インボイス対応でお問い合わせの多いものについて、動画で解説しています。』の『インボイス・立替金精算書』の動画もご視聴いただけますか？
《参考サイト》
　┗適格請求書等保存方式（インボイス制度）
　　→通達・Ｑ＆Ａ
https://www.nta.go.jp/taxes/shiraberu/zeimokubetsu/shohi/keigenzeiritsu/invoice_faq.htm
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上記内容で作業進められそうですか？
（2026年4月27日現在の国税庁HPなどを参考に回答しました。）

Answer 6

そのやり方で問題ないと考えます。