税金・お金に関する質問｜質問No.24278

Question

カード明細保存について

クレジットカードを利用した場合、明細は保存した方が良いと言われますが、ダウンロードすると利用先と金額と日付が書いてあります。カードの利用明細はfreee会計で仕訳を行っているので明細を保存しなくてもfreee会計をみることで確認できます。カード会社からわざわざ明細をダウンロードする必要があるのかと思いました。利用先の経費として落とせるものの領収書を保存あるいはログインして見れる状態にしておけば、カードの利用明細を保存しなくても大丈夫でしょうか？

Answer 1

経費の内容が確認できる領収書や請求書等を適切に保存しており、freee会計上でも取引内容を確認できるのであれば必ずしもクレジットカード利用明細を保存しなければならないわけではありませんが、税務調査等で支払事実を補足的に証明できる資料として利用明細も保存しておいてもよいかと存じます。

Answer 2

　利用した店舗やサービス側が発行した「領収書」や「レシート」が手元にあれば、クレジットカード会社が発行する「利用明細」は保存しなくても原則問題ありません。税務上、経費の証拠（証憑）として最も強力で正当な書類は、カード会社ではなく「実際に商品やサービスを提供した店舗（取引先）」が発行した領収書やレシートだからです。なぜカードの利用明細は保存しなくても大丈夫なのか？カード明細は「領収書」ではないクレジットカードの明細は、カード会社が「これだけ立替払いをしました」という一覧を示しているに過ぎず、正式な領収書ではありません。そのため、お店の領収書やレシートさえあれば、カードの明細がなくても経費の証明が可能です。freee会計にデータが残っているとfreee会計に同期され、仕訳として「日付・金額・支払先」が記録されていれば、その取引の事実自体はデータとしていつでも確認・追跡できます。インボイス制度への対応消費税の仕入税額控除（インボイス制度）を適用するためには、原則としてお店側が発行した「適格請求書（登録番号や税率が記載された領収書やレシート）」の保存が必須です。カードの利用明細にはお店の登録番号などが記載されないため、どちらにせよお店の領収書（データまたは紙）が主役となります。
　ただし、以下の「例外」や注意点にはご留意ください基本的には領収書の保存だけで大丈夫ですが、業務効率や万が一のトラブルを防ぐために、以下の点だけ知っておくと安心です。
　万が一お店の領収書を無くしてしまった際、カード会社の利用明細（WEB明細のPDFなど）をダウンロードして保管しておけば、「支払った事実」を証明するバックアップ（代用）として税務調査の際に役立ちます。電子帳簿保存法（電子取引）のルールAmazonやクラウドサービスなど、ネット上で購入して領収書を「データ（PDFや画面）」で受け取った場合は、紙に印刷して保管するのではなく、データのまま保存する義務があります。質問者様が仰る通り「ログインしていつでも見られる、ダウンロードして保存してある」状態を作っておくことが正解です。
　freeeの自動同期で明細データ（日付、金額など）は取り込まれますが、もし「WEB明細のPDFそのもの」が電子取引データとみなされるような契約・運用の場合は、freeeの「ファイルボックス」機能などに領収書と一緒に、あるいはクレジットカード明細PDF単体をアップロードして検索できるようにしておくのが、電子帳簿保存法上もっとも確実で安全な方法です。
　「お店から貰った領収書やレシート（データ含む）」をきちんと保存できているのであれば、カード会社からわざわざ毎月明細をダウンロードして保管する手間の大半は省略してしまって問題ありません。