法人決算に関する質問｜質問No.24918

Question

自治会の管理基金　予算と実績そして余剰金

会館修繕費の予算を来年度にあくまでも概算で組み込み修繕費が概算よりマイナスで終了しました。余剰金がでます。これを、管理基金に戻すことは、できますか？
自治会に会計士さんがいてこの方ができない予算と実績は、何十何円まできっちりでないとダメだというのですがどうなんでしょうか？

Answer 1

ご質問の状況を拝見する限り、修繕のために組んだ予算が実際の支出より少なく済み、余った分を管理基金へ戻せるかというご相談かと思います。

まず前提として、自治会の会計は法律上の企業会計とは異なり、その団体の会計規約や総会での議決に基づいて運用するのが基本です。したがって、余剰金を管理基金へ繰り入れられるかどうかは、税法の問題というよりも、会則で余剰金の扱いがどう定められているか、あるいは総会で承認を得られるかによって決まるのが一般的です。多くの自治会では、余った金額を繰越金や基金へ戻す処理を、総会の承認を経て行っています。

また、予算はあくまで見積りですので、実績と一円単位で完全に一致する必要は必ずしもありません。他の回答者様も言及されておりますが、何か認識の相違が無いかもう一度ご確認頂くといいかもしれません。

Answer 2

余剰金を管理基金に戻すことはできます。総会で承認をとれば大丈夫ですので、ご安心ください。

自治会は人格のない社団等ですので、法人税は収益事業をやっている部分にだけかかります。会費でまわしている活動は課税されませんから、余剰金が出たこと自体で税金の心配をされる必要はありません（駐車場を貸していたり自販機の手数料が入っていたりすると、その部分だけ別に検討が必要になります）。

手順としては、決算では修繕費の残った分をそのまま次期繰越金として出しておいて、次の総会に「余剰金のうち○○円を会館修繕管理基金に繰入れる」という議案を出し、承認をいただいて議事録に残す。これで足ります。規約や財務規程に基金の扱いが書かれていれば、それに沿わせていただければと思います。

会計士さんのお話は、言葉の受け取り方が少しすれ違っているのかもしれません。概算で組んだ予算と実績の金額が一致することは実際にはありませんし、一致させる必要もないものです。予算は計画、決算は事実、という違いだけです。

一方で、決算書の「収入−支出＝次期繰越金」が現金と預金の実際の残高と1円単位で合っていなければならない、という意味でおっしゃっているのであれば、これはまったくそのとおりです。ここがずれると使途不明金の話になってしまいますので、専門家として気にされているのだと思います。

「差額が出るのは当然として、その差額を総会の決議で基金に繰入れたい。決算書の残高は1円まで合わせます」という形でご相談されると、お互いに話が通りやすいのではないでしょうか。

Answer 3

　人格なき社団ですから、こうしなければ、という事は無いのかなとも思います。予算より安く済んで余った会館修繕費（不用額）を「管理基金（積立金）に戻す（繰り入れる）ことは、自治会の規約や総会の承認があれば可能」でしょう。また、会計士の方がおっしゃる「予算と実績は数十円まで一致しないとダメ」という点については、予算（見込み）と実績（結果）が1円単位まで一致することは現実的にあり得ないため、言葉のニュアンスに誤解があるか、自治会特有の厳しい財務ルールを指している可能性があります。
　1. 余剰金を管理基金に戻すことはできるか？
　基本的には可能ですが、手続きが必要です。
　不用額の発生：予算として組んでいた修繕費が実際には安く済んだ場合、その差額は当年度の「次期繰越金（余剰金）」となります。
　基金への処分（積立）：余ったお金をそのまま次年度の一般会計の活動費に使うこともできますし、「やはり修繕用の基金に戻して将来に備えよう」と決めることも自由です。
　必要な手続き：自治会の最高決定機関は「総会」です。次年度の総会で「今年度の余剰金のうち〇〇円を修繕管理基金に積み立てる（戻す）」という議案（または決算処分案・新年度予算案）を提出し、住民の承認を得れば何の問題もありません。

　2. 「予算と実績はきっちり一致しないとダメ」の真相
　会計士の方が「何十何円まできっちりでないとダメ」と言っているのは、「予算と実績の差額（決算）を1円単位まで正確に計算・報告しなければならない」という意味であれば100%正しいです。しかし、「当初組んだ予算の金額と、実際にかかった実績の金額を同じ数字にしなければならない」という意味であれば、それは間違いです。
　予算はあくまで「予測・計画」です。来年度の修繕費を「概算（見込み）」で組むのは当然のことであり、1円単位まで予知することは不可能です。実績は「事実」です。実際に支払った金額なので、領収書通りに1円単位できっちり報告する必要があります。
　会計士が厳しく言っている可能性のあるポイントは、自治会の帳簿（決算書）において、【収入】ー【支出】＝【次期繰越金】 の計算が、「何十何円（1円単位）まできっちり合致していないと決算として認められない」という点。ここがズレていると「使途不明金」になってしまうため、会計の専門家として厳しく指摘しているのだと推測されます。

　今後の具体的な進め方
　会計士の方と感情的に対立するのを防ぐため、以下のステップで確認・提案を進めることをおすすめします。
　規約・前例の確認：自治会の「管理規約」や「財務規定」に、余剰金の扱い（基金への積立ルール）がどう記載されているか確認します。
　会計士への意図の再確認：「予算と実績の金額を完全に一致させるのは不可能なので、『発生した差額（余剰金）を、次年度の総会決議を経て管理基金に繰り入れる処理』をしたいのですが、その手続き（仕訳や議案の書き方）はどうすればスムーズですか？」と、やり方前提で相談してみてください。
　総会での承認：決算報告の際に「修繕費が概算より安く済んだため、浮いた〇〇円は将来の修繕に備えて管理基金に戻します」と住民に説明し、承認をもらいます。

Answer 4

自治会の会計が一般会計と特別会計に分かれているのかもしれません。
自治会の会計処理規程のようなものもあるかもしれません。
せっかくですので、会計士さんに自治会の会計の仕組みや規則についてじっくり教えて頂くのが良いのではないかと思います。