経理・記帳・仕訳に関する質問｜質問No.25109

Question

合同会社での経費精算

質問内容：7月末に合同会社を設立しました。
7月初めより設立にかかった経費、事業に必要な機材の購入など代表社員のお金で準備を進めました。
登記完了後、資本金から使用した経費を代表社員へ精算したい。
振込、現金引き出し、どちらでも良いのか？

小さな会社のため法人から社長への支払いを振込に頼ると手数料が大きな負担となる。現金を引き出し、記録を残す手法が手間だが支出負担が軽減できる。

また、金額が大きい為、一部を代表社員から法人への貸付としておきたい。今後法人収入が入り次第、改めて精算したい。

どのような手続きと社内処理の必要があるのか詳しく聞きたいです。
よろしくお願いします。

Answer 1

ご質問ありがとうございます。設立前から代表社員の方がご自身のお金で準備を進めてこられたのですね。手数料を抑えながら、きちんと記録も残したいというお気持ち、よく分かります。

すでに他の先生から、振込でも現金でも差し支えないことや、一部を貸付にする形が取れることはご案内があるようですので、私は「何を精算できるのか」「機材や書類をどう整えるか」という点を補足いたします。

① 精算できるのは「法人が負担すべき費用」です
設立のために支出した費用のうち法人の負担に帰すべきものは「創立費」、設立後事業を開始するまでの間に開業準備のために特別に支出した費用は「開業費」という繰延資産として扱われます（法人税法施行令14条1項1号・2号）。設立登記の登録免許税や、開業準備のための支出などがこれに当たります。
一方、事業と関係のない個人的な支出まで法人が精算してしまうと、役員への給与とみなされ、損金に算入できなくなるおそれがあります（法人税法34条1項）。精算の対象は、事業のために使ったことが分かるものに絞っていただくと安心です。

② 精算書と証拠書類を整えましょう
いつ、誰に、何のために、いくら支払ったかを一覧にした精算書を作り、領収書や請求書、クレジットカードの利用明細を添えて保管してください。日付が会社設立前でも、事業の準備に使ったことが分かれば、法人の費用として整理できます。

③ 機材の購入について
個人のお金で買った機材は、そのまま法人の資産になるわけではありません。法人が代表社員の方から買い取るなど、法人のものにする形を決めて書面に残しておくとよいでしょう。買い取る場合は、金額に応じて資産として計上するか、費用にするかが変わりますので、請求書や領収書の金額を確認してください。

④ 一部を貸付とする場合
精算せずに残した分は、法人から見ると代表社員の方への債務になります。「役員借入金」や「未払金」など、わかりやすい科目で帳簿に残し、返済するたびに通帳や記録で確認できるようにしておくと、後の整理が楽になります。返済時期や方法を簡単な書面にしておくのもお勧めです。

⑤ 資本金について
資本金は会社の事業のための元手ですので、そこから精算すること自体は問題ありません。ただし、精算後の資金繰りも見ながら金額を決めてください。

少しでもお役に立てれば幸いです。具体的な仕訳や科目は、会計ソフトの設定とあわせて、お近くの税理士にご確認いただくと安心です。

※本回答は一般的な情報提供を目的としたものです。詳細な判断は管轄の税務署への確認や、税理士への個別相談をお願いいたします。

Answer 2

国税庁における取り扱い上、法人の経費精算の手段は銀行振込・現金手渡しのどちらを選択しても問題ありません。税務上で最も重要なのは、取引事実を証明する証拠書類の保存と正確な帳簿記帳です。
1. 精算方法（現金引き出し）に関する国税庁の取り扱い
精算手段の任意性: 税法上、法人から代表社員（役員）への支払方法を口座振込に限定する規定はありません。手数料削減のために法人口座から現金を引き出し、現金で精算することも認められます。
必要となる保存書類: 税務調査等で取引の真実性を証明するため、以下の書類を備え付ける必要があります。
購入先の領収書・請求書原本: 代表社員が個人で支払った際の原本（法人税法および電子帳簿保存法の規定に沿って保存）。
立替金精算書: 支出日、支払先、内容、金額、立替者（代表社員）を明記した社内文書。
代表社員の領収書（受領書）: 法人から代表社員へ現金を支払った際、代表社員個人から法人宛に発行する受領証明。
現金出納帳: 法人の帳簿として、出金額と「役員借入金の返済」または「立替金精算」の内容を記帳。
2. 一部を「役員借入金」とする場合の処理
役員借入金の計上: 法人の資金繰りに合わせて段階的に精算する場合、未精算分を法人の「役員借入金」という負債科目で計上することが認められています。
無利息の取り扱い: 国税庁の取り扱い上、役員から法人への貸付（法人側の役員借入金）は無利息としても税務上の問題（給与課税や認定利息）は生じません。
契約書の作成: 後日の税務調査で借入金の存在や条件を立証できるよう、「金銭消費貸借契約書」または「総社員の同意書」を作成し、返済条件や無利息である旨を明確にして保管することが推奨されます。
3. 設立前費用の勘定科目（国税庁の分類）
創立費（繰延資産）: 定款作成費用、登録免許税、司法書士報酬など、会社設立のために直接要した費用（法人税基本通達）。
開業費（繰延資産）: 設立完了後から事業開始までの間に特別に支出した準備費用（広告宣伝費、開業前の事務用品費など）。
※創立費・開業費は税法上「任意償却」が認められており、法人の赤字・黒字の状況に応じて任意の時期・金額を損金算入できます。
固定資産または消耗品費: 購入した機材のうち1点（1セット）あたり10万円以上のものは「工具器具備品」などの固定資産として計上します（※青色申告法人の場合、30万円未満であれば「少額減価償却資産の特例」により即時損金算入が可能です）。
4. 実際の社内手続き・会計処理手順
証拠書類の集計と分類: 設立前の領収書を「創立費」「開業費」「固定資産」に分類し、合計額をまとめた「立替金精算書」を作成する。
振替仕訳の作成: 設立日に支出合計額を法人の借方に計上し、貸方を「役員借入金」として計上する。
現金での一部精算: 法人口座から現金を引き出して代表社員へ支払い、仕訳（借方：役員借入金 / 貸方：現金）を行って受領書を発行・保存する。
段階的精算: 将来法人収入が入った際、都度現金または振込で役員借入金を返済し、帳簿を更新する。

Answer 3

1. 精算方法
どちらでも法律・税務上問題ありません。手数料を抑えるため現金引き出しでの精算も有効です。

2. 一部を「役員借入金」とする手続き
全額をすぐに引き出さず、一部を法人への貸付にする処理も問題ございません。

会計処理: 精算時に即時支払わない分を「役員借入金」or「立替金」勘定で計上します。

返済時: 法人の資金に余裕ができた際、随時非課税で代表社員へ返済可能です。

Answer 4

質問内容：7月末に合同会社を設立しました。
7月初めより設立にかかった経費、事業に必要な機材の購入など代表社員のお金で準備を進めました。
登記完了後、資本金から使用した経費を代表社員へ精算したい。
振込、現金引き出し、どちらでも良いのか？
→いずれでも問題ありません。事実を残すという意味では銀行口座を通す方がベターです。

小さな会社のため法人から社長への支払いを振込に頼ると手数料が大きな負担となる。現金を引き出し、記録を残す手法が手間だが支出負担が軽減できる。

また、金額が大きい為、一部を代表社員から法人への貸付としておきたい。今後法人収入が入り次第、改めて精算したい。
→役員からの借入というよりは、役員が個人的に立て替えた未払金とされるとよろしいかと思います。

Answer 5

おはようございます、税理士の川島です。
>登記完了後、資本金から使用した経費を代表社員へ精算したい。振込、現金引き出し、どちらでも良いのか？
→法人口座を開設が完了していることを前提で記載します。
基本的にどちらでも可能です。

>小さな会社のため法人から社長への支払いを振込に頼ると手数料が大きな負担となる。
→複数回となると振込手数料負担となるので、できるだけまとめてされて下さい。
>現金を引き出し、記録を残す手法が手間だが支出負担が軽減できる。
→通帳に『社長へ返済』と記載しておくことをお勧め致します。

>また、金額が大きい為、一部を代表社員から法人への貸付としておきたい。今後法人収入が入り次第、改めて精算したい。
→こちらも問題ございません。ですので、細かい数値で精算されるのではなく、◯◯万円の一部返済等も検討されて下さい。