会社設立・起業に関する質問｜質問No.24836

Question

役員借入金の処理について

8月初旬に合同会社を設立しました。
創立費として16万円、創立後PCや消耗品購入で25万円ほど役員借入金があります。
①立替金清算書は用意したほうが良いでしょうか？
②振込先の口座について
役員は私と配偶者の2名ですが、会社から役員に立て替えたお金を私の銀行口座に振り込みたいと考えております。
立て替えたお金はクレジットカードで支払っていますが、家族カードのため、全て配偶者の銀行口座から引き落としされております。
税務上問題はありませんでしょうか？

Answer 1

設立時のご質問にお答えします。

①立替金清算書は用意されることをおすすめします。誰が、いつ、何のために、いくら立て替えたかを、領収書やカード明細とともに残しておくと、後日の説明資料として役立ちます。創立費と設立後の費用は性質が異なりますので、分けて整理されることを推奨いたします。

②実際に支払ったのが配偶者様のカード（引落口座も配偶者名義）である一方、精算金の振込先をご自身の口座にしたい、という点が論点になります。この場合、実際に立て替えた方と、精算を受け取る方が異なることになり、お金の流れと精算の相手方がずれてしまいます。原則としては、立て替えた配偶者様へ精算する形が自然です。ご自身の口座に振り込むのであれば、配偶者々からご自身への貸付や立替の整理など、内部での関係を書面で明確にしておく必要があります。

創立費の範囲や役員借入金の扱いも含め、具体的な処理は税理士にご相談されることをお勧めします。

Answer 2

立替内容と証憑を紐付ける立替金精算書を作成・保存した上で、実際の負担者である配偶者様の役員借入金として整理して配偶者様の口座へ振り込む方法が一案かと存じます。

Answer 3

① 立替金清算書は作成・保存しておくことをお勧めします。法律上必須とは限りませんが、日付・支払先・内容・金額・支払者を明確にし、領収書やカード明細と紐付けておけば、役員借入金の根拠資料になります。
② 会社からご本人の口座へ振り込むこと自体は可能です。ただし、実際にカード代金を配偶者の口座から引き落としているため、厳密には「誰が会社に対する立替債権者なのか」を整理する必要があります。配偶者が支払者なら、配偶者の役員借入金として処理し、配偶者口座へ返金するのが最も明確です。ご本人へ振り込む場合は、配偶者からご本人への精算を含めた経緯を立替金清算書等に残しておくべきです。

Answer 4

① 立替金精算書の作成
支払時の領収書等（PCや消耗品）が保存されているのであれば、立替金精算書の作成までは不要で大丈夫かと思います。

② 精算金の振込先について
税務上、問題ありません。 精算金の振込先は、実際にカードを引き落とされたご配偶者様の口座でも、代表者であるあなたの口座でも構いません。