経理・記帳・仕訳に関する質問｜質問No.24693

Question

手書き領収書について

お客様に手書き領収書の金額・但し書き・日付けのみ記載して、店名・インボイス登録番号を記載し忘れて渡してしまい連絡がありました。
再発行する際に 金額・但し書き・日付・店名・インボイス登録番号を記載して渡すのですが、その際間違えてしまった手書き領収書は回収した方がいいのでしょうか。オーナーは税理士さんに全て使い終わった手書き領収証を渡しています。

Answer 1

結論としては、間違えて渡してしまった領収書は、可能であれば回収されることをお勧めします。

領収書は本来、一つの取引につき一枚が原則です。もし最初に渡した不備のある領収書と再発行分の両方が相手方の手元に残ってしまうと、同じ取引に対して二枚の領収書が存在することになり、後日確認された際に二重計上ではないかと疑われるおそれがあります。こうした誤解を避けるためにも、古い方を回収しておくと安心です。

もし回収が難しい場合は、再発行する領収書に「再発行」と明記し、先にお渡ししたものは無効である旨を一言添えておくとよいでしょう。あわせて、控えの側にも経緯をメモしておくと、後から見返した際に状況が分かりやすくなります。

なお、回収した領収書は破棄せず、控えとともに税理士さんへお渡しになることをお勧めします。

具体的な処理や保存方法については、顧問の税理士にご相談いただくと確実です。

Answer 2

　結論から申し上げますと、間違えて渡してしまった領収書は、できるだけ回収してください。
　回収が必要な理由は、主に以下の2点です。
　1.二重発行（不正利用）を防ぐため
回収しないと、手元に2枚の領収書が存在することになり、お客様が二重に経費計上してしまうリスクが生じます。
　2.税務調査・税理士への提出で「控え」と辻褄を合わせるため
オーナー様が税理士さんに領収書の冊子（控え）を渡している場合、手元に残る「控え」と「お客様へ渡した原本」の枚数や内容が一致していないと、税務調査などで説明がつかなくなってしまいます。
‐再発行・差し替えの正しい手順‐
1.旧領収書と引き換えに渡す:
　新しい領収書（全項目記載済み）をお渡しする際に、先に渡してしまった不備のある領収書をその場で回収することをお勧めします。（郵送の場合は、返信用封筒を同封して必ず返送していただくよう依頼します）
2.回収した領収書に「無効」と朱書きする:
　回収した古い領収書には、大きく赤字で「無効」もしくは、「差し替え回収済」等と記載し、再発行したものだと分かるようにしておいてください。
3.控えと一緒に保管する:
　回収した領収書は破棄せずに、元の領収書の冊子の「控え」のページにホチキスなどで留めて保管します。こうしておけば、税理士さんも状況をすぐに把握できます。
4.その他
　旧領収書が回収できない場合に備え、再発行の領収書には、備考欄に「旧領収書番号」及び「訂正分」と記載しておくことをお勧めします。

Answer 3

インボイスは、お客様からの要望があれば修正して渡さなければいけないことになっています。したがって、連絡が来たのであれば、再発行と明記し発行し、不備な領収書は回収、もしくは破棄をお願いすることになると思います。

Answer 4

回収しておくほうがよろしいかと思います。

Answer 5

領収書を再発行する場合は、二重使用を防ぐため、誤って発行した領収書は可能であれば回収するのが望ましいです。回収した領収書には「再発行のため回収」「無効」などと明記して保管すると管理上も安心です。回収できない場合は、再発行した領収書に「再発行」と表示し、発行日や再発行理由を控えておくとよいでしょう。オーナーが使用済み領収書を税理士へ渡している場合も、回収した誤発行分を併せて保管しておけば、重複発行の経緯を説明できます。

Answer 6

　間違えて渡してしまった手書き領収書は、必ず回収してください。同じ取引に対して有効な領収書が2枚存在することになり、お客様側の「二重計上（経費の不正な2回一括計上）」や「消費税の不正な仕入税額控除」のリ言及など、税務上の大きなトラブルにつながるリスクがあるためです。
　古い領収書と引き換えに渡すお客様には「お手数ですが、引き換えに前回の領収書をお持ち（またはご返送）いただけますでしょうか」と伝え、必ず手元に取り戻してください。新しい領収書にすべて記載する金額・但し書き・日付に加え、今度は店名（発行者名）とインボイス登録番号（T+13桁の番号）を漏れなく記載して渡します。回収した領収書に「無効」と書く回収した古い領収書（原本）の表面に、赤ペンなどで大きく「無効」または「キャンセル」と記入します。ホチキスで留めて保管する「無効」と書いた古い原本を、お店側に残っている「古い領収書の控え（複写）」にホチキス等でガッチリと留めてそのまま保管します。これで「この時の発行はミスで、無効化した」という証拠になります。

　オーナー様が使い終わった領収書（冊子や控えの束）を税理士様に渡しているとのことですので、以下のように処理して渡せば税理士さんもすぐに状況を把握できます。回収した古い原本は、冊子に残っている複写のページに直接ホチキスで留めておきます。新しく書き直した方の「控え（複写）」も当然冊子に残るため、税理士様は「あ、ここで書き直して、古いのは回収したんだな」と一目で分かります。念のため、ホチキス留めした部分に「店名・インボイス番号漏れのため再発行。原本回収済み」と付箋やメモを貼っておくと親切です。手書きのインボイス対応は記載漏れが起きやすい部分ですが、「古い原本を回収して、控えとセットで保管する」ということさえ徹底すれば、税務上の問題は一切ありませんのでご安心ください。