経理・記帳・仕訳に関する質問｜質問No.24645

Question

freeeの勘定科目を後付けで立替金→経費(交通費)に修正することの可否

私の取引先は、私が受託した業務に掛かる交通費を後日実費精算してくれます。
よってfreee上、この交通費の出金登録の勘定科目は「立替金」でよいと思いますが、清算書提出後に取引先の判断で「このタクシー代は認めない」を却下されることがあります。
この場合、freeeに一旦勘定科目「立替金」で登録したタクシー代を、後日当方の経費(交通費)に変更したいのですが、そもそも後で勘定科目を変更することがfreee上可能なのでしょうか？　また、これは法的に許される行為なのでしょうか？

Answer 1

ご質問の点について、方向性からお伝えします。

まず会計処理としては、後日勘定科目を変更すること自体は問題ありません。当初は取引先へ請求できる見込みで「立替金」として計上し、その後に精算が却下されたのであれば、その時点で状況が変わったわけですので、立替金から自社の経費（旅費交通費など）へ振り替えるのが自然な処理になります。あえて修正を隠すのではなく、実態に沿って正しく直すものですから、法的にも問題となる行為ではないとお考えいただいて差し支えないでしょう。

freeeの操作面については、登録済みの取引を編集して勘定科目を変更する方法のほか、立替金を取り崩して交通費へ振り替える仕訳（振替伝票）を起こす方法も考えられます。どちらでも構いませんが、なぜ変更したのかが後から分かるよう、却下された精算書などの資料を保管しておかれると安心です。

なお、消費税の課税区分（旅費交通費の仕入税額控除の可否やインボイスの要否）にも関わる場合がありますので、詳しくは顧問の税理士に個別にご相談いただくことをお勧めいたします。

Answer 2

取引先に精算を認められなかったタクシー代は、業務上必要な支出であれば「立替金」から「旅費交通費」へ修正して差し支えなく、freee上でも勘定科目を変更できます。

Answer 3

freee上、修正することは可能ですし、法的にも問題ございません。

Answer 4

①freeeに一旦勘定科目「立替金」で登録したタクシー代を、後日当方の経費(交通費)に変更したいのですが、そもそも後で勘定科目を変更することがfreee上可能なのでしょうか？　
＞修正可能です！
１freeeで請求書を発行して取引登録をした場合は、
請求書＞取引登録＞取引内容を編集　で修正できます。
２その他の場合は、会計帳簿から修正できます。

②また、これは法的に許される行為なのでしょうか？
＞問題ありませんので、ご安心ください！