経理・記帳・仕訳に関する質問｜質問No.21196

Question

交通費の経費申請について

週に２日間、契約先へ出向き委託された業務を行います。契約先へは、JRを往復使用しますが、その際の経費の登録の仕方を教えてください。
１．毎回、乗車する際を１件として支払い処理する。
２．１日毎をまとめて、金額の合計で処理する。その際に明細は必要ですか
３．ひと月をまとめて、金額の合計で処理する。その際に明細は必要ですか

また、その際に証憑は必要ですか、Suicaのダウンロードデータでも良いですか？

Answer 1

基本的に「1日単位」でまとめて処理」がおすすめです。
→実務上の正確さ・手間・税務上の証拠性のバランスが取れます。
証憑は必要です。
SuicaやPASMOなどの「利用履歴データ（CSVやPDF）」を保存しておけばOKです。

Answer 2

■ 経費の登録の仕方について

・毎回乗車する際を1件として支払い処理することが可能です。

・1日毎に金額の合計で処理することも可能です。明細は必要です。

・1ヶ月をまとめて金額の合計で処理することも可能です。明細は必要です。

・証憑としては、Suicaのダウンロードデータも利用可能です。

Answer 3

「1日毎をまとめて、金額の合計で処理する」が実務上の正確さや、税務上の証拠性の観点から適していると思われます。
しかしながら、事務負担なども考慮し、「ひと月をまとめて、金額の合計で処理する。」でも支障ないと思われます。
上記いずれにいたしましても明細は必要ですが、経費として計上するためには、その支出が業務のために発生したことを証明する証憑が必要です。SuicaやPASMOなどの利用履歴を保存しておきましょう。

Answer 4

交通費は①毎回または②１日ごとにまとめて処理する方法が望ましいです。月まとめでも可ですが、明細（区間・日付）が必要です。証憑はSuica利用明細データで問題ありません。保存しておけば経費証明として有効です。

Answer 5

契約先との取り決め次第ですが、
履歴は適宜印刷などしておくとよろしいかと考えます。