給与計算・年末調整に関する質問｜質問No.23917

Question

役員の交通費の実費精算は役員報酬と別日振込でも問題ないでしょうか。

法人の代表取締役に対する交通費の実費精算方法についてご教示ください。

業務上の打合せに伴う電車運賃を、役員個人が一時的に立替え、後日会社から実費精算するケースです。

①この場合、当該交通費の精算を
役員報酬の支給日とは別日に、法人口座から役員個人口座へ振り込む形で行うことは、税務上問題ないでしょうか。

②①の振込タイミングとして望ましいタイミングをご教示いただけますと幸いです。（例：随時／月1回／数カ月まとめてなど）

Answer 1

①の精算方法は税務上問題ありません②振込タイミングについて、「月1回（翌月など）」の定期的、かつ事務負担の少ないタイミングが最も望ましいです。随時精算は振込手数料がかさみ、数ヶ月まとめると「期をまたぐ際の未払金処理」が複雑になるリスクがあるためです。月1回の精算としている会社が多い印象です。

Answer 2

業務に必要な交通費の実費精算であれば、役員報酬とは別日に法人口座から役員個人口座へ振込処理しても税務上問題はありません。当該精算は給与ではなく立替金の精算として扱われるため、定期同額給与の規制にも抵触しません。ただし私的費用との区分を明確にするため、日付・経路・目的等を記載した精算書および証憑の保存が前提となります。振込タイミングは月次での定期精算が最も管理しやすく、実務上も望ましい運用といえます。

Answer 3

代表取締役に対する交通費の実費精算についてですが、役員報酬の支給日とは別日に法人口座から役員個人口座へ振り込む形での精算は、税務上問題ありません。

業務上の打合せに伴う交通費の実費精算は、役員報酬とは性質が異なります。所得税法上、業務遂行のために通常必要と認められる旅費交通fees は非課税所得として扱われ、法人税法上も適正な業務経費として損金算入が可能です。重要なのは、役員が一時的に立替えた業務上の交通費を後日精算する行為が、給与の追加支給ではなく、会社が本来負担すべき経費の清算に過ぎないという点を明確にすることです。そのため、定期同額給与の原則に抵触することもありません。

振込タイミングについては、月1回程度の定期的な精算が実務上望ましいといえます。随時精算も税務上は問題ありませんが、事務処理の効率性や内部統制の観点から、月末締めで翌月支払いといった定期的なサイクルで処理することをお勧めします。

適切な処理のために、交通費精算規程を作成し、領収書や出金伝票等の証憑をしっかり保存しておくことが大切です。精算書には業務目的・行先・金額を明記し、銀行振込による支払いで実行することで、税務調査時にも適正な業務経費であることを説明できます。

Answer 4

①この場合、当該交通費の精算を
役員報酬の支給日とは別日に、法人口座から役員個人口座へ振り込む形で行うことは、税務上問題ないでしょうか。
←問題ありませんが、経費計上のタイミングは、実際に使用した日にされるとよろしいかと考えます。
②①の振込タイミングとして望ましいタイミングをご教示いただけますと幸いです。（例：随時／月1回／数カ月まとめてなど）
←従業員と合わせ、月末締めの月1回が多いかと思われます。