給与計算・年末調整に関する質問｜質問No.23914

Question

役員報酬と交通費の実費精算は合算支給できる？別振込の必要性とグリーン券の経費可否。

法人の代表取締役に関する交通費の取扱いについてご教示ください。

① 業務上の打合せのために電車を利用し、運賃を一時的に個人で立替え、後日会社から実費精算する場合について
役員報酬の支給時に、当該交通費の実費精算分を合算して振り込むことは、税法上問題ないでしょうか。
それとも、役員報酬とは区分して別途支給（振込）すべきでしょうか。

② 上記を別途支給する場合、支払日について
実費精算分を支給する日を毎月同一日とする必要があるなど、実費精算に関するルールや制約はありますでしょうか。

③ 電車利用時のグリーン券代について
業務上の必要性がある場合、旅費交通費として経費計上（実費精算）することは可能でしょうか。

よろしくお願いいたします。

Answer 1

① 税法上、役員報酬と立替交通費を合算して振り込むこと自体に問題はありません。②役員報酬の振込日で問題ございません。③こちらも、特に問題ございません。社内規定（旅費規程等）に、「役員はグリーン車の利用を認める。」といった旨の明記があれば、なおよし、かと思います。

Answer 2

代表取締役の業務上の交通費実費精算分を役員報酬と合算して振り込むことは、税法上問題ありません。所得税法の規定により、業務上の旅行に必要な支出に充てるため支給される金品で通常必要と認められるものは非課税所得とされており、役員報酬とは性質が異なる支給であることが明確であれば、支払方法による税務上の取扱いに差はありません。

ただし、会計処理上は交通費実費精算分と役員報酬を明確に区分して記録する必要があります。支払調書や給与明細においても、それぞれを分けて表示することが望ましいでしょう。

実費精算分の支給日を毎月同一日とする必要はありません。実費精算は役員報酬とは異なり、法人税法第34条の定期同額給与の規制を受けないためです。実際に立替えが発生した都度、または月末締めで翌月支払いなど、会社の事務処理に合わせて柔軟に設定できます。重要なのは、実費精算であることを明確にするため、領収書等の証憑書類を整備し、業務目的であることを明確にしておくことです。

業務上の必要性がある場合、グリーン券代も旅費交通費として経費計上可能です。ただし「通常必要と認められる範囲内」である必要があります。長距離移動での疲労軽減による業務効率の確保や、重要な商談前後での体調管理など、合理的な業務上の理由があれば認められます。一方で、単なる快適性の追求や慣例的な利用は認められない可能性があります。

旅費規程を作成し、グリーン券等の利用基準を明文化しておくことで、税務調査時の説明根拠とすることができます。例えば「片道2時間以上の移動」「重要な商談の前後」等の客観的基準を設けることが有効です。

Answer 3

①実費精算分を役員報酬と合算して振込自体は直ちに問題とはなりませんが、給与と誤認される余地を避けるため、会計上は明確に区分し、できれば別建て精算とするのが安全です。②実費精算に定期同額の要件はなく、支払日を固定する必要はありませんが、月次等で一定のルールを設け継続運用することが望ましいです。③グリーン券についても、業務上の合理性が説明できる場合には旅費交通費として計上可能です。いずれも証憑と社内規程の整備が前提となります。

Answer 4

① 業務上の打合せのために電車を利用し、運賃を一時的に個人で立替え、後日会社から実費精算する場合について
役員報酬の支給時に、当該交通費の実費精算分を合算して振り込むことは、税法上問題ないでしょうか。
それとも、役員報酬とは区分して別途支給（振込）すべきでしょうか。
←問題ありませんが、事務処理の関係で、別途支給している会社が多い印象です。
② 上記を別途支給する場合、支払日について
実費精算分を支給する日を毎月同一日とする必要があるなど、実費精算に関するルールや制約はありますでしょうか。
←特にありませんが、ルール化されるとよろしいかと考えます
③ 電車利用時のグリーン券代について
業務上の必要性がある場合、旅費交通費として経費計上（実費精算）することは可能でしょうか。
←可能ですが、規程化しておくとよろしいかと考えます。