経理・記帳・仕訳に関する質問｜質問No.4066

Question

出張旅費をfreeeで登録する場合の仕訳について

以下の運用について、freee上での登録方法で迷ってしまい、ご相談です。

■前提
・法人（役員のみ）
・場面：出張経費の精算
・出張旅費に関する規程は制定し、出張日当についても設定がある
・宿泊/交通費は主に法人クレジットカードで支払っている
・役員個人が立て替えた場合は、申請の後、「振込」にて事後に実費精算。
　（仮払金などの運用は原則行わない）
・クレカ、銀行口座はfreeeの自動連係機能を利用
・クレカ明細で落ちるものは、明細確定後に決済完了取引として経費処理を行う（事前に未払金などでは立てない）

■相談したい論点
・出張の経費精算を月次で締めて、翌月にその経費分を支払う、といった場合において、
　上記のような運用を取っている場合、
　「クレカ」の決済済み取引として扱う分と、日当などとして支払う分で登録方法が異なるのかなと思っています。
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①クレカ支払い分の運用
・クレカ明細の該当取引（宿泊費など）に対し、各々旅費交通費を引き当てて完了
②出張日当など、クレカが絡まない分の運用
・日当や、クレカが使えない支払いで役員が立て替えている場合、
　旅費交通費●円／役員借入金●円
　として処理し、後日まとめて当該役員に対し振込（その際に借入金は相殺）
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■確認点
・上記①②が問題ないか？
・特にこの②において、貸方の役員借入金を、未決済取引で未払金として処理すべきではないか？ということが気になっております。
　というのも、「日当」は実際のリアルな支払い額と完全一致するわけではないと思うので、
　役員が支払ったという体にすることが流れとして正しいのか？ということが気になっています。
　ただ、もし他の経費立て替え分は役員借入金として処理すると思いますし、
　基本的に出張以外の経費においても未払金で運用するケースはほぼ無さそうなため、
　上記対応で問題ないかの確認となります。

・ちなみに、上記のように運用する場合、1個の出張明細書に対し、
　取引としては複数個が別々に存在する形になりますが、
　それは特に問題無いものでしょうか？（後から見たときに、出張明細書とどの取引が対応しているか？は分かりにくくなるのかな、と…）

以上、何卒よろしくお願いいたします。

Answer 1

ご認識の①②いずれも実務上問題ありません。クレカ決済分は明細確定後に旅費交通費で完了処理、日当や立替分は出張規程に基づく「役員立替」として役員借入金計上→後日振込で相殺が一般的です。日当は実費精算ではなく規程に基づく支給のため、未払金処理にこだわる必要はありません。出張ごとに取引が複数に分かれても、備考やタグで出張明細書番号等を付せば管理上支障はありません。