経理・記帳・仕訳に関する質問｜質問No.3171

Question

大学部活動における資金補助の会計報告書での記載方法

質問させていただきます。
大学の部活動にて会計を担当しております。
現在、特定の支出（具体的には外部施設利用料）について大学内に設置された寄付資金から支援を受けているのですが、該当資金については領収書発行後にのみ料金分の払い出しを受け取る形のため、いったん部の会計口座より料金を立替たうえで後日寄付資金からの払い戻しを受けています。
会計報告書を作成するうえで、この場合、会計用語の立替金や仮払金などに該当しないと思われるのですが、部の会計口座からの最初の支払い、また寄付資金からの払戻はどのように記載するのが適切でしょうか。

Answer 1

実務的には、部の会計で一時的に立替えた事実を明確にする記載が重要です。
会計報告書上は、支払時に「外部施設利用料（立替）」等と注記付きで支出計上し、後日の払戻時は「寄付資金補助収入」や「立替金精算収入」として収入計上する方法が分かりやすいです。
結果として収支は相殺され、部の実質負担がないことが第三者にも確認できる形になります。