経理・記帳・仕訳に関する質問｜質問No.25111

Question

新商品の候補地の視察と私的な交流が同じ日程に混ざる出張費は、どこまで開業費にできますか

来年の商品化を目指している新サービスの候補地の視察で、2泊3日の出張を予定しています。私的な行動が同じ日程に混ざる点について、5点ご教示ください。

1. 視察の目的が「来期以降に商品化したい新サービスづくり」である場合も、設立準備中の法人の開業費にできますか。それとも、現在営んでいる個人事業の旅費交通費とするほうが自然でしょうか。判断の分かれ目を教えてください。

2. 日程の中に、現地の名産品の買い物や飲食が含まれます。私としては商品に組み込む立ち寄り先の下見のつもりですが、外形上は観光と区別がつきません。こうしたものも視察として認められますか。認められる場合と認められない場合は、どこで分かれますか。

3. 以前から参加している勉強会の仲間との私的な交流も同じ日程に含まれます。この場合、旅費の按分が必要ですか。必要なとき、日数按分と時間按分のどちらが実務で通りますか。往復の新幹線代のように分けにくいものはどう扱えばよいですか。

4. 現地関係者との懇親会費は、旅費とは分けて交際費として処理することになりますか。

5. 領収書のほかに、写真・行程表・訪問先の氏名と関係を記したメモまで残す必要がありますか。また、設立前のため会社としての決裁書類が存在しません。出発前に視察計画書を作っておくなど、事前に用意しておくとよいものがあればご教示ください。

【前提】
・2026年10月8日以降に設立予定の株式会社。代表取締役1名のみ、従業員なし。決算期9月／資本金200万円／神奈川県／顧問税理士はまだいません
・事業内容は介護保険外サービス（高齢者の外出支援、介護旅行への同行）です
・現在は個人事業主として同じ内容の仕事をしており、青色申告をしています。法人設立後は法人へ一本化する予定です
・出張は2026年9月19日から21日までの2泊3日。来年商品化したい「健康と自然をテーマにした介護旅行」の候補地の下見と、現地関係者との勉強会・懇親会への参加が目的です
・現地では、見学先や宿が車椅子で利用できるか、段差・トイレ・駐車場からの距離、福祉車両を借りられるかなどを確認します。商品として成立するかの判断に直結する内容です
・費用は新幹線往復・宿2泊・レンタカー・懇親会費で、概算7〜9万円。すべて個人名義のカードと現金で支払います

Answer 1

今回のケースでは、まず「個人事業のための視察なのか、設立予定法人の開業準備なのか」を整理することが重要です。

1. 現在の個人事業と法人設立後の事業が同じ内容で、すでに個人事業としてサービスを提供しているのであれば、今回の視察を個人事業の新商品開発として行う場合は、個人事業の旅費交通費等とするのが自然です。
一方、設立後の法人が行うサービスの開業準備として法人に帰属することが明確であれば、法人設立前の支出として法人側で処理する余地があります。単に「将来法人化する予定」というだけでなく、誰の事業のために支出したのかを実態で判断します。

2. 名産品の購入や飲食も、実際に旅行商品の候補先として、車椅子での利用可否、導線、トイレ、接客状況などを調査しているのであれば、視察費用として説明できる余地があります。
反対に、通常の観光や個人的な飲食・買い物であれば経費にはなりません。場所ではなく、「事業のために何を確認したのか」で判断すると分かりやすいです。

3. 私的な交流が含まれる場合、その部分は経費から除外します。
按分方法に決まった一つの方法があるわけではありませんので、日単位で明確に分かれるなら日数、同じ日の中で業務と私用が混在するなら時間や行程など、実態に合った合理的な基準で区分するのがよいでしょう。
往復の新幹線代については、視察が旅行の主目的で、そのために往復が必要だったと説明できるのであれば、必ずしも単純に日数按分する必要はないと考えます。反対に旅行の主目的が私用で、ついでに視察したような場合には全額を経費とするのは難しくなります。

4. 現地関係者との懇親会が事業上の関係づくりや情報交換を目的とするものであれば、旅費とは分けて交際費等として処理するのが分かりやすいでしょう。

5. 領収書だけでなく、簡単な行程表と「どこで何を確認したか」というメモを残しておくことをお勧めします。

今回であれば、車椅子での導線、段差、トイレ、駐車場、福祉車両、宿泊施設の対応状況などが実際の商品開発に直結していますので、写真と簡単なコメントを残しておけば、事業目的だったことも説明しやすくなります。

正式な決裁書まで作る必要はないと思いますが、出発前に「介護旅行の商品化に向けた候補地視察」として、目的・日程・訪問予定先・確認項目を1枚程度にまとめておくとよいでしょう。

今回のように私的な予定も含まれる出張では、「全部経費にできるか」よりも、事業目的と私的目的を分けて説明できる状態にしておくことが大切です。