経理・記帳・仕訳に関する質問｜質問No.24233

Question

移動費の入力の仕方　（電車やバス）

設立したばかりです。ひとり社長です。
営業での訪問に使用した、建て替えた分の１か月分の「電車賃」（レシート無）と「バス」代（レシート有）は、全て「役員資金」にて、一行にまとめて旅費交通費として入力しても良いでしょうか？
レシートはある分だけ添付すればいいでしょうか？

明細は別途エクセルで管理しており、
他に、日付事に「車両費」や「宿泊費」「日当」が管理されています。

Answer 1

結論から言うと、別途エクセルで明細（日付、区間、目的等）を管理している場合、会計ソフト上は1ヶ月分をまとめて一行で「借方：旅費交通費／貸方：役員借入金」と入力して問題ありません。

証憑については、作成したエクセル（経費精算書）を印刷し、手元にあるレシートを添付して保管してください。レシートが出ない電車賃等も、その精算書の記録があれば税務上適正な経費として認められます。

Answer 2

エクセルで詳細な明細が管理されているため、1ヶ月分を1行にまとめて入力して問題ありません。相手勘定は「役員借入金」等の科目を使用します。
電車賃のように領収書が出ない費用は、エクセルに記載された「日付・訪問先・区間・金額」の記録が税務上の立派な証拠（証憑）となります。そのエクセル明細は消去せず、大切に保管してください。

Answer 3

営業で使用された電車賃・バス代について、役員が立替えているのであれば、まとめて「旅費交通費」として計上し、相手勘定を「役員借入金」とする処理で一般的には差し支えありません。電車のようにレシートが出ないものについても、日付・区間・訪問先・金額が明細（エクセル等）で確認できれば、経費資料として一定の説明は可能です。バス代はレシートがある分のみ添付で問題ないでしょう。実務上は、会計入力を一行でまとめつつ、明細を別途保存しておく運用もよく行われます。なお、車両費・宿泊費・日当も同様に、内容が追える状態で保管されていれば、税務上の説明もしやすくなります。帳簿よりも「後から経緯をたどれること」が大切です。