経理・記帳・仕訳に関する質問｜質問No.24163

Question

事業用クレジットカードで決済したガソリン代のレシートを紛失した場合、処理はどうしたらいいでしょうか？
クレジット連携しているので一覧には出てしまっていて、プライベート使用にするのか別の方法があるのかお教えください。

Answer 1

　ここに質問されているということは、freeeユーザー様ですか？freeeアプリのレシート撮影機能を使って、レシートをもらったらすぐにスマホで撮影するようにすれば、今回のような心配事から解消されると思います。

　さて、一般的な話としては、事業用クレジットカードで決済したガソリン代のレシートを紛失した場合でも、事業用の走行であれば経費として処理できます。プライベート使用（事業主貸）にする必要はありません。税務署が経費として認めるには「いつ・どこで・何を・いくらで」購入したかの客観的な証拠が必要です。レシートがなくても、以下の手順で代わりの証明書を揃えて対応してください。
　レシート紛失時の3つの対処法
　①利用明細と走行記録をセットにする
　　クレジットカードの利用明細（WEB明細）
　　該当日の運転日報やカレンダーの訪問記録
　　この2つをセットにして事業利用を証明。
　②出金伝票を作成する
　　手書きや会計ソフトで出金伝票を起票。
　　日付、支払先（GS名）、品名（ガソリン代）、金額を記載。
　　紛失した旨をメモに残す。
　　（私は、自分の顧客には100均の出金伝票をこういうときのために渡しています）
　③ガソリンスタンドで再発行する
　　会員カード等を使っている場合は店舗で再発行できる可能性あり。
　　履歴がWEBサイトで確認できればそれを印刷。

　注意すべきポイントですが、インボイス登録店での給油でも、レシートがないと原則として仕入税額控除が80％しか受けられません（10月以降は70％）。控除を受けたい場合は、店舗への再発行依頼が最も確実です。
　レシートの紛失があまりに多いと税務調査で経費性を疑われます。
今回のような対応は「やむを得ない例外」として処理してください。
けると紛失のリスクを減らせます。

Answer 2

既回答の通りです。補足します。freeeでクレジットカード連携している場合、利用明細が自動取得されているため「支払いの事実」自体は記録されています。取引のメモ欄に「○月○日 ○○スタンド・ガソリン代・事業使用」と入力し、走行目的をカレンダーや運転日報で残しておくと十分な証跡になります。インボイス制度の観点では、レシートがない場合は仕入税額控除が一部制限されますので、可能であれば給油スタンドへの再発行依頼が最善です。