経理・記帳・仕訳に関する質問｜質問No.23742

Question

電子帳簿保存法の実態について

今年から副業を始めました。
電子帳簿保存法の実態について確認です。

電子データのダウンロードだけどはやっているのですが「検索機能の確保」まではなかなか難しい状況です。
現状はダウンロードしたデータをひとつのフォルダにまとめているだけの状態です。

税務の実態として
・「検索機能の確保」のために領収書ファイル名を変更して日付や取引先を入力して検索できるように皆さんされているのでしょうか
・相当な理由があれば検索機能の確保がなくても大丈夫というのをみたのですが本当でしょうか
・売上5000万超の場合でも検索機能の確保はなくても大丈夫でしょうか
・電子データダウンロードの際にpdfやcsvなどいくつかデータ種類がある場合、どれでもいいのでしょうか

Answer 1

電子帳簿保存法上は「検索機能の確保」が原則要件であり、日付・金額・取引先で検索可能な状態が求められます。実務ではファイル名に日付や取引先を付す、またはクラウド会計・ストレージで検索性を担保する対応が一般的です。もっとも、相当の理由がある場合には簡易な保存も認められる経過措置は存在しますが、恒久的な免除ではありません。売上5,000万円超の場合はこの猶予の適用は原則難しく、検索性の確保が求められます。保存形式は真実性・可視性が担保される限りPDF・CSVいずれでも問題ございません。

Answer 2

電子帳簿保存法の電子取引データ保存について、ご質問の各点にお答えします。

令和6年1月以降、電子取引のデータは電子データのまま保存することが義務化されており、改ざん防止措置と検索機能の確保が原則として必要です。検索機能については、ファイル名に日付や取引先名を含める方法で対応している事業者が多いですね。例えば「20241201_○○商事_請求書.pdf」のような命名規則を設けることで要件を満たせます。表計算ソフトで管理台帳を作成する方法もあります。

相当な理由による検索機能の免除については、システム対応が困難な小規模事業者等に認められる場合があります。ただし、税務調査時にはデータの出力や提示に応じる必要があります。

売上5,000万円以下の事業者には重要な緩和措置があります。税務職員からの求めに応じてデータのダウンロードができる場合は、検索機能の確保が不要となります。副業を始められたばかりということであれば、まずは売上規模を確認して、この緩和措置の適用を検討されるのが現実的です。現在のフォルダでの一括管理でも、この要件を満たしていれば問題ありません。

データ形式については、PDFやCSVなど、どの形式でも保存可能です。重要なのは、取引内容が確認できる状態で保存することです。複数の形式が選択できる場合は、後で確認しやすい形式を選んでおくと無難です。

Answer 3

　令和5年度（2023年度）の税制改正により、「検索機能の確保」が不要になる緩和措置が大幅に拡充されました。ご質問の「売上5000万超」であっても、一定の条件を満たせば、単にフォルダにデータをまとめておくだけでも問題ない場合があります。
https://www.nta.go.jp/law/joho-zeikaishaku/sonota/jirei/pdf/0023003-082.pdf

「検索機能の確保」の実態と緩和措置
1. ファイル名変更は皆さんされている？
　専用のシステム（マネーフォワード、freeeなど）を使っていない方は、ファイル名を変更して管理するのが一般的です。

例: 20240401_（株）国税商事_11000.pdf

　このように「日付・取引先・金額」を含めることで、WindowsやMacの標準検索機能で要件を満たすことができます。
　また、Excelなどで索引簿（リスト）を作成し、ファイルと紐付ける方法も認められています。

　2. 「相当な理由」があれば不要というのは本当？
　本当です。 令和5年度の改正で、以下の「猶予措置」が新設されました。
　条件として、システム整備が間に合わない等の「相当な理由」がある（税務署への届出は不要）ことが求められます。対応としては、税務調査の際に、ダウンロードして保存しているデータを整然とした形式ですぐに出力（提示・提出）できる状態にしていれば、検索要件や改ざん防止要件がなくても認められます。
　実質的に、多くの小規模事業者はこの猶予措置によって、現状の「フォルダにまとめるだけ」の状態でも即座に不備とされるリスクは低くなっています。
　3. 売上5000万超でも大丈夫？
　はい、特定の条件下では大丈夫です。 検索要件が完全に不要になるのは以下のケースです。
　売上5,000万円以下の方: 税務職員からの「ダウンロードの求め」に応じられるようにしていれば、検索機能は一切不要です（以前は500万円以下でしたが、5,000万円に引き上げられました）。
　売上5,000万円超の方: 上述の「相当な理由」による猶予措置が適用されます。ただし、税務調査時に「データのダウンロードの求め」に加え、「書面（プリントアウト）したものの提示・提出の求め」にも応じられるようにしておく必要があります。

　4. PDFやCSVなど、どのデータ形式でもいい？
　どちらでも（あるいは両方でも）構いません。

　電帳法では「取引情報（日付・金額・取引先）」が確認できる電子データであれば形式を問いません。
　一般的には、内容が改ざんしにくく視認性が高い PDF形式 で保存するのが実務上のスタンダードです。
　CSVデータしか提供されない場合は、そのCSVファイルをそのまま保存しておけば問題ありません。
　
　「売上5,000万円超」という規模であれば、税務署も「相応の管理体制」を期待する傾向にあります。
　改ざん防止のために「事務処理規程（国税庁HPにサンプルあり）」をダウンロードして印刷・保管しておくだけで、システム投資なしで要件をクリアできます。
　データを「1つのフォルダ」に入れているとのことですが、少なくとも「年度ごと」「月ごと」に分けておくと、税務調査時に「すぐに出力」しやすくなり、印象が良くなります。

　なお、ここは会計ソフトfreeeのHPですが、freeeを活用すると簡単に電帳法対応ができますよ。

• とても参考になりました。
  解説いただき理解が深りました。
  現状の自分の状況と照らし合わせていい塩梅のところをひとまずは探っていきます。

  投稿日：2026/04/11

Answer 4

>「検索機能の確保」のために領収書ファイル名を変更して日付や取引先を入>力して検索できるように皆さんされているのでしょうか

freeeの仕訳に証憑を添付していることが多いと思います（検索条件満たす）