経理・記帳・仕訳に関する質問｜質問No.22291

Question

手書き振替伝票の必要性について

監査がない小規模な会社で経理業務を引き継ぐ者です。前任者が毎月手書きの振替伝票(50枚以上)を作成後、会計ソフトに入力しています。尚、会計ソフトはオンラインで税理士事務所と繋がっております。
証憑を元に会計ソフトに直接入力、出力した帳票と共に保管、で問題ないかご教授いただけると幸いです。

Answer 1

ご提示の運用で全く問題ありません。
振替伝票の手書き作成は、法律上の必須要件ではなく、あくまで内部管理上の手法に過ぎません。証憑に基づき、会計ソフトへ直接入力し、総勘定元帳・仕訳帳等の帳票を出力・保存していれば、税務・会社法上ともに適法です。

電子帳簿保存法の観点でも、現時点で紙証憑を紙のまま保管し、会計データと紐づけて管理する限り、特別な承認や届出は不要です。オンラインで税理士事務所と連携している点も、処理の正確性や牽制としてむしろ望ましい体制といえます。

注意点としては、入力根拠が証憑から一意に追えること、および修正・訂正履歴が会計ソフト上で確認できることです。この二点が担保されていれば、調査時にも説明は容易です。

Answer 2

伝票の取使いについて、国税庁の見解は次のようになっています。
国税庁　電子帳簿保存法　帳簿　一問一答によると
問５ 売上伝票などの伝票類について、電子帳簿保存法の適用はどのようになりますか。
【回答】(抜粋) 売上伝票などの伝票類が、企業内での決裁、整理などを目的として作成されている場合は、 所得税法施行規則第63条第１項及び法人税法施行規則第59条第１項等に規定する保存すべき 書類には当たらない。 一方、伝票が国税関係帳簿の記載内容を補充する目的で作成・保存され、その伝票が国税 関係帳簿の一部（補助簿）を構成する場合には国税関係帳簿となります。
ということですので、会計ソフトで作成される帳票類が国税関係帳簿となり、伝票は単に社内の必要性により作成されている場合には、証憑を元に会計ソフトに直接入力、出力した帳票と共に保管、で問題ないと思います。
参考にしてください。