経理・記帳・仕訳に関する質問｜質問No.22140

Question

仕訳の方法について（金額合計）

毎月、高速料金やガソリン代が多く発生しておりまして、現在は一つひとつ仕訳登録をしておりますが、例えば、支払先が同じものについては、月単位で金額を合計して仕訳を一つにすることは可能でしょうか？

Answer 1

ご質問いただいた「支払先が同じ経費を1ヶ月分まとめて仕訳すること」についてですが、結論から申し上げますと、実務上は問題ございません。

以下のポイントに注意して進めていただければ、より効率的に記帳を行えます。

・「○月分まとめ」と明記する
　摘要欄（メモ欄）には、「○月分ガソリン代（△△石油）」といった形で、いつの分をまとめたのかが後から見てわかるように記載してください。

・領収書（証憑）の保管
　仕訳を一つにしても、その根拠となる個別の領収書や利用明細は、すべて大切に保管しておく必要があります。

・月をまたがないようにする
　月次決算を正確に行うため、月をまたいで数ヶ月分を一度にまとめるのではなく、「月単位」で集計することをお勧めいたします。

Answer 2

はい、支払先や内容が同じものであれば、月単位で合計して1つの仕訳にまとめることは会計ルール上、全く問題ありません。毎回の給油等のたびに登録するのは大変な手間ですので、効率化することをお勧めします。

ただし、税務調査などで内容を説明できるようにするために、いくつか守るべきルールがあります。以下のポイントを押さえて処理を行ってください。

1. まとめて仕訳する際のルール
・「月」をまたがない：例えば、12月分と1月分を混ぜることはお勧めしません。必ず「〇月分」として月ごとに合計してください。
・摘要欄に詳細を書く：「1月分ガソリン代（合計5回分）」のように、内訳がわかるように記載しておきます。

2. 必ず守るべき「証拠」の保管
仕訳を1つにまとめたとしても、元の領収書やETC利用明細はすべて保管しておく必要があります。
・ガソリン代： 各回の領収書を月ごとにホチキスでまとめ、集計表（あるいはメモ）を添えて保管します。
・高速料金： ETC利用照会サービスからダウンロードできる利用明細を印刷、またはデータで保管しておきます。