経理・記帳・仕訳に関する質問｜質問No.22120

Question

開業費の登録の仕方

開業費の伝票・レシートを1件ずつ登録しています。電子帳簿保存法のためにデータも添付しました。でも開業費は1件ずつではなくまとめて上げるとありますが、データを消して合計金額を上げたほうがいいのですか。もしそうなのであれば100件近くの未登録になる電子データはどうすればいいのですか。

Answer 1

　すでに入力を終えているのであれば、データを消してまとめ直す必要はありません。 そのまま1件ずつ登録した状態で問題ありません。
「開業費をまとめて登録する」という手法は、あくまで入力の手間を省くための効率化案に過ぎず、1件ずつ登録することは会計処理としてより正確で丁寧な方法です。
1. なぜ「1件ずつ」で良いのか
　会計の基本は取引ごとの記録です。1件ずつ登録し、証憑（レシート等）のデータを添付している状態は、電子帳簿保存法の「真実性の確保」の観点からも非常に望ましい状態です。
「まとめて登録」を推奨する声があるのは、開業前の数ヶ月分のレシートを一つずつ打つのが大変だからという理由が主であり、すでに登録済みであれば、それを崩すメリットはありません。
2. 電子帳簿保存法への対応
　電子帳簿保存法では、領収書などのデータと会計帳簿のデータが紐付いていることが求められます。
　1件ずつ登録した場合、仕訳と領収書データが1対1で対応しているため、後から確認しやすく、税務調査時の説明もスムーズです。
　まとめて登録した場合には、合計金額の仕訳に対し、別途「内訳書（エクセル等）」を作成し、さらに100枚のレシートを管理・保存しなければならず、かえって管理が複雑になるリスクがあります。
3. 未登録の電子データはどうすべきか
　もし、入力を途中でやめて「合計金額」で登録し直す道を選んだ場合、添付しなかった100件近い電子データは以下の通り管理する必要があります。
保存義務： 電子取引データ（メールで届いた領収書等）は、紙で印刷して保存するだけでなく、データのまま保存する義務があります。
　「日付・金額・取引先」で検索できる状態で保存しなければなりません（専用ソフトを使うか、ファイル名に規則性を持たせて保存する）。

　実務的には、これまでの登録済みデータ（例えば消耗品だった場合）を開業時にまとめて開業費に振り替えれば良いと思います。
　開業費　／　消耗品費