経理・記帳・仕訳に関する質問｜質問No.21989

Question

経費計上について

車関係の仕事をしており以下の事例がよくあります
①移動費、宿泊費等立替後日満額請求
②移動費、宿泊費実費
②の場合ガソリン等のレシートを経費計上すればいいと思われるので特に問題なし
①の場合請求書も客先に提出し、後日振り込まれるため、一見収入が多いように見えるが実質ただの立替

この場合どういった経費計上の仕方をすればいいのでしょうか？

Answer 1

■ 経費計上の方法

・移動費や宿泊費を立替えた場合（①）は、まず立替金として処理します。立替時に「立替金／現金」などの仕訳を行い、後日請求書を提出した際に「売掛金／立替金」とします。入金があった時点で「現金／売掛金」として処理します。

・実費の場合（②）は、ガソリン代などのレシートを元に「旅費交通費／現金」などの仕訳を行い、経費として計上します。

Answer 2

①のように「立替金を後日請求して入金される」場合、「売上（収入）」として計上し、同額を「旅費交通費」などの「経費」として計上するのが一般的かつ税務上も安全な処理です。
以下に具体的な計上方法と注意点をまとめます。
1. 一般的な経費計上の仕組み
①の場合、帳簿上は以下の2ステップで処理します。
支払時（立替時）： ガソリン代や宿泊費を「旅費交通費」などの勘定科目で経費計上します。
請求・入金時： 客先へ請求した立替分を「売上（または雑収入）」として計上します。
これを行うことで、「売上（プラス）」と「経費（マイナス）」が相殺され、所得（利益）は実質ゼロになります。見た目の売上は増えますが、納税額に影響はありません。
2. 消費税の処理（重要）
消費税の課税事業者である場合、この処理が最も重要です。
原則： 客先から受け取る立替金の返還も「課税売上」になります。一方で、自分が支払った際のレシートは「課税仕入れ」となり、消費税も相殺されます。
注意点： インボイス制度下では、立替金の請求であっても原則として国税庁の定める立替金の精算ルール（立替金精算書の交付など）に従わない限り、単純に売上として処理するのがスムーズです。
3. 「立替金」勘定を使う方法（売上を増やしたくない場合）
「どうしても売上高を大きく見せたくない」という場合は、「立替金（資産）」という勘定科目を使用します。
支払時： （借方）立替金 ／（貸方）現金・預金 とし、経費には入れません。
入金時： （借方）現金・預金 ／（貸方）立替金 とし、売上には入れません。
ただし、この方法は「領収書の宛名が客先名になっている」ことが理想です。自分の名前の領収書を「立替金」で処理し続けると、税務調査で「経費の除外」や「売上の過少申告」を疑われるリスクがあるため、基本的には「1」の売上・経費両建て処理を推奨します。
まとめ：どちらがいいか
車関係のお仕事で移動が多い場合、「1」の売上と経費の両方に計上する方法が、帳簿と銀行口座の動きが一致し、管理が最も簡単です。
移動費の領収書： すべて保管し、自分の経費として計上。
客先への請求書： 報酬＋立替分を合計して「売上」として発行。