経理・記帳・仕訳に関する質問｜質問No.19882

Question

電子帳簿保存法_電子取引のデータ保存について

電子取引のデータ保存につき、真実性の担保に関して。
freeeの仕訳に添付資料としてPDFを添付しておけば改ざん防止は取られているとしてタイムスタンプや事務規定の作成は不要と考えております。
実務的に考えると、先方から送られてきたPDFをそのまま添付、登録を行えば問題ないと考えておりますが認識に齟齬はありますでしょうか。

Answer 1

■電子取引のデータ保存における真実性の担保について

電子取引のデータ保存に関しては、PDFをfreeeの仕訳に添付するだけでは真実性の担保は十分ではありません。タイムスタンプの付与や事務規程の作成が必要です。これは、電子帳簿保存法における規定に基づいて、データの改ざん防止を確実にするための措置です。したがって、PDFの添付のみでは要件を満たさない可能性があります。

Answer 2

よろしいかと考えます。

Answer 3

freeeで仕訳にPDFを添付し、訂正削除履歴が自動記録される機能を利用していれば、電子取引データの保存における「真実性の確保」要件は満たされます。したがって、別途タイムスタンプの付与や事務処理規程の作成は不要と考えられます。ただし、freeeのファイルボックス等、電子帳簿保存法対応機能を正しく使用し、取引日・金額・取引先に基づく検索が可能な状態で保存することが必要です。実務上は、先方から送られたPDFをそのまま仕訳に添付して登録すれば問題ありませんが、操作ミスによる履歴欠損を防ぐため、社内で運用ルールを統一しておくことが望まれます。