経理・記帳・仕訳に関する質問｜質問No.2938

Question

外部協力者に出張を依頼した際の精算に必要な書類

外部協力者に出張に行っていただきました。
出張後に、出張者本人に立て替えていただいた出張経費（交通費やPCR検査代など）をお支払いします。
支出を確認するために領収書などをスキャンして送ってもらいました。それらの合計金額をお支払いする予定です。それら領収書の原本は取り寄せる必要はあるのでしょうか。だれが保有すべきでしょうか。

Answer 1

原則、経費精算の証憑は支払者（貴社）が保存します。
税務上は原本保存が基本ですが、電子帳簿保存法の要件（真実性・可視性）を満たせばスキャン保存で原本不要です。
要件未対応の場合は原本を回収・保存してください。
外部協力者個人が保有したままでは、貴社の損金性の根拠として不十分となるため注意が必要です。