経理・記帳・仕訳に関する質問｜質問No.25549

Question

電子帳簿保存法での注文書の登録（保存）方法について

お客様からの注文書でＦＡＸで届いたものは、サーバー内にDocuWorks形式で落ちるようになっています。一度のＦＡＸで複数枚まとめてＦＡＸされる事も多いのですが、お客様によって➀1枚１枚に合計金額が付いている注文書、➁複数枚の最後のページに合計金額が付いているもの、➂注文書には明細ごとの製品単価・金額のみが記載され合計金額の記載はないものとあります。
➁➂については、複数枚まとめ電子帳簿保存法対応システムにアップロードすると自動で日付、社名、金額が登録されるシステムで運用しています。➂については注文件数も多いため、明細の合計を計算していられないので0円で登録しています。
➀については、DocuWorks上で1枚1枚にばらしてからシステムにアップロードしていますが、まとめて登録でもいいのでしょうか？その場合、１枚ごとの合計金額を足した総合計で登録する必要があるのでしょうか？システムで1枚1枚にある合計をさらに足した総合計で登録されればそれでもよいのでしょうか？　使用しているシステムでそこまで出来ない場合は、業務量的にも合計のないものを計算している時間もないため、1枚ごとにばらしてアップロード登録した方がいいのでしょうか？　
そもそも掛け取引のお客様の場合、請求書の金額は同じ月に納品した製品の金額ですが、注文書の明細（製品）によっては、納品月も異なるため注文書の合計＝請求書の金額ではありませんが、注文書としては１枚、１枚登録すべきなのでしょうか？
宜しくお願い致します。

Answer 1

電子保存の場合、検索できる必要があります。「取引年月日その他の日付、取引金額その他の国税関係書類の種類に応じた主要な記録項目を検索の条件として設定することができること。」となっています。また、「日付又は金額に係る記録項目については、その範囲を指定して条件を設定することができること。」となっていることから、日付、取引先などで検索が可能であれば、まとめても問題ないと思います。