経理・記帳・仕訳に関する質問｜質問No.25371

Question

非常勤講師の交通費におけるfreee会計への経費登録方法について

お世話になっております。

非常勤講師として専門学校へ移動する際の交通費について、freee会計への経費登録方法を教えていただきたいです。

現在、専門学校への移動には以下の交通手段を利用しています。

* 自転車：駐輪場代100円
* 電車：片道約272円（11枚綴り3,000円の回数券を使用）
* 新幹線：片道4,950円

これらの交通費をfreee会計に登録する際、以下のどの方法が適切でしょうか。

① 1日の往復交通費をすべて合算し、1件の経費として登録する方法

② 往路と復路に分けて、それぞれ登録する方法

③ 駐輪場代・電車代・新幹線代をそれぞれ別々に登録する方法

また、電車については回数券を購入しているため、購入時に3,000円をまとめて経費計上する方法と、実際に使用した日に1回分ずつ計上する方法のどちらが適切なのかも教えていただきたいです。

できるだけ入力の手間を減らしながら、適切に経費処理したいと考えています。

よろしくお願いいたします。

Answer 1

＞以下のどの方法が適切でしょうか。
報酬を業務委託として受け取る個人事業主の場合、①の1日分の往復をまとめて1件で登録する方法で問題ありません。
所得税法では、業務のために直接必要な費用は必要経費になります。
帳簿で日付・行き先・目的・金額が分かれば足ります。
往路と復路や交通手段ごとに分けて登録する必要はありません。
freee会計では、勘定科目を旅費交通費にします。
備考に「〇〇専門学校 往復（新幹線・電車・駐輪場）」のように内訳を書いておくとよいでしょう。
毎回同じ内容なので、取引テンプレートを使えば入力の手間を減らせます。
ただし、講師料が給与として支払われている場合は、交通費を経費として登録することはできません。

＞回数券は購入時か使用時か
購入時に3,000円をまとめて経費にする方法で差し支えないと考えます。
本来は、実際に使った日の分だけを経費にするのが原則です。
ただ所得税基本通達の取扱いにより、毎年ほぼ一定量を買って日常的に使うものは、購入した年の経費にすることが認められています。
回数券もこれに準じて考えてよいでしょう。
この方法を使う場合は、毎年同じやり方で処理し続けることが条件です。

Answer 2

一番簡単なのは、領収書をもらった時にスマホで写真を撮り、ファイルボックスに入れ、その日の経費にすることです。駐輪代の領収書が出ない場合は、仕方ありませんので、その日に入力してください。11枚綴りの領収書をもらった日や新幹線の領収書をもらった日で大丈夫です。