経理・記帳・仕訳に関する質問｜質問No.25053

Question

イラストオーダーに関する納品書の必要の可否

イラストレーターの仕事をしています。イラストのオーダーの受け方として、対面とネット上での納品の２パターンがあります。どちらの場合も納品書は毎度作った方が良いのか。また、納品書を作っている場合は、帳簿付する際に添付が必要か。

Answer 1

ご質問ありがとうございます。対面とネットで納品の仕方が違うと、そのたびに書類をそろえるべきか迷いますよね。既にいただいているご回答に、根拠と実務のコツを補足いたします。

結論から申し上げると、納品書を毎回作ることは、税務上の義務ではありません。帳簿に「添付」する決まりもありません。ただし、作った納品書は、その控えを保存しておく必要があります。

① 作る義務はあるか
税法は、特定の書類を作ることを求めているわけではなく、取引に関して受け取った書類と、自分で作った書類の控え（写し）を保存することを求めています（青色申告の方は所得税法施行規則63条1項3号、白色申告の方は同102条）。納品書を作るかどうかは任意ですが、作った場合は、その控えが保存の対象になります。

② 帳簿への「添付」について
帳簿に貼り付ける必要はなく、帳簿とは別に、日付順や取引先ごとにまとめて保存しておけば足ります。青色申告の場合、帳簿と現金・預金の受け払いに関する書類は7年、それ以外の書類（請求書や納品書の控えなど）は5年の保存です（同63条1項）。

③ 作っておくと役に立つ場面
・売上を計上する日（納品日）の裏付けになります。特に、年末に納品して翌年に入金される取引では、どちらの年の売上かを説明する資料になります。
・納品書を作らない場合でも、対面なら受け取りの確認（サインやメッセージ）、ネット納品ならデータを送ったメールや取引画面の記録が、同じ役割を果たします。
・インボイス（適格請求書発行事業者）の登録をしている場合は、納品書に必要な事項を記載すれば、その納品書を適格請求書として交付することもできます（消費税法57条の4第1項）。

④ ネットでやり取りした書類
メールなどで請求書・納品書を送ったり受け取ったりした場合は「電子取引」にあたり、紙に印刷するのではなく、データのまま保存することが求められています（電子帳簿保存法7条）。送ったPDFの控えを、取引先ごとのフォルダに保存しておくと安心です。

少しでもお役に立てれば幸いです。ご不明な点があれば、またお気軽にご質問ください。

※本回答は一般的な情報提供を目的としたものです。詳細な判断は管轄の税務署への確認や、税理士への個別相談をお願いいたします。

Answer 2

いずれにおいても納品書を作成し、検収書を受領することが望ましいですが、
必須ではありません。
また、帳簿への添付することが望ましいですが、必須ではありません。