経理・記帳・仕訳に関する質問｜質問No.21791

Question

NPO法人の経費の立替払いの処理について

①NPO法人のイベントで利用するポスターを正会員の夫の個人事業者と取引がある業者
　に発注､個人事業者名（例山田商店 山田太郎）で領収書例1万円が発行されそれを証憑
　として支払依頼（立替清算）ありました。記帳は（消耗品）10千円（立替金）10千円
　個人事業者あて振込時（立替金）10千円（現金）10千円として良いでしょうか。仮に
　宛名をNPO法人名に変更できた場合もこの記帳で良いですか。またその際、振込先は
　振込先を正会員の個人口座に振込しても問題ないでしょうか。

②関連で正会員がコンビニでイベントに利用する備品を購入した際の宛名のないレシート
　を証憑として立替払いを依頼された場合、そのレシートを証憑として同様の記帳で会員
　の個人口座へNPO口座から振込あるいは現金で渡すことは問題ないでしょうか。

Answer 1

①ご提案の仕訳で問題ないかと思います。この場合、個人事業主からの請求というより、立替経費の性質かと思いますので、NPO法人からの発注又はNPO法人名義での請求書を業者とやり取りされるほうが明確かと思います。

②宛先は不要ですが、経費精算の申請手続きとして管理していくことが必要です。手続きとしては、エクセルで経費精算表としてレシートを添付してNPOで確認、承認し、NPO口座から個人口座へ振り込み。
NPOとしては経費精算表とレシート原本を保管、管理する形でよいかと思います。

Answer 2

原則、NPO法人名義の領収書を取得すべきです。①個人事業者名義の領収書では、法人の経費性に疑義が生じ得ます。可能なら宛名をNPO法人へ変更し、（消耗品費／立替金）→支払時（立替金／預金）で処理します。振込先は立替者本人の口座が原則で、第三者口座は避けるべきです。②宛名なしレシートも内容・目的が明確であれば立替精算は可能ですが、内部規程と承認記録を整備してください。

Answer 3

■ NPO法人のイベントで利用するポスターの取引について

・記帳は「消耗品」10,000円、「立替金」10,000円で行い、個人事業者へ振込時は「立替金」10,000円、「現金」10,000円とする方法で問題ありません。

・宛名をNPO法人名に変更した場合も同様の記帳で問題ありません。

・振込先を正会員の個人口座にすることは、問題が生じる可能性があります。法人の経費と個人の口座の混同を避けるため、法人名義の口座を使用することが望ましいです。

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■ 正会員がコンビニでイベントに利用する備品を購入した場合

・宛名のないレシートを証憑として立替払いを依頼された場合、同様の記帳方法で問題ありませんが、証憑が適切であるか慎重に判断する必要があります。

・NPO口座から会員の個人口座へ振込、または現金で渡すことは、法人の経費と個人の口座の混同を避けるため注意が必要です。