顧問税理士に関する質問｜質問No.9384

Question

立替経費の領収書に従業員の名前

弊社は出張が多いのですが、新幹線・飛行機等の交通費は立替でチケット購入してもらい、
経費精算で返金する形を取っています。
経費精算時に領収書をチェックすると個人名なことがあるのですが、今までは経費として計上しております。
インボイスが始まり、「個人名の場合は立替金精算書が必要になる」というネット記事をみたのですが、freeeを利用している場合も立替金精算書は必要でしょうか？
また必要な場合は、スプレッドシートで作成しようと思いますが、どの方に保存すればいいのでしょうか？

Answer 1

インボイス制度開始後も、従業員個人名の領収書（適格請求書）に立替金精算書を添付することで会社の仕入税額控除が認められます。freeeを利用していても、この書類保存の要件は変わりません。立替金精算書はスプレッドシートで作成した電子データでも有効です。freeeの書類添付機能や社内の共有フォルダ等に保存・管理し、税務調査時に提示できるよう整理しておいてください。