経理・記帳・仕訳に関する質問｜質問No.25000

Question

公共料金等の経費にかかる添付書類について

イラストレーターです。
iCloudに描いたイラストを保存しており、毎月1,000円の利用料金を支払っているとします。支払い金額が確定した際には、メールで「支払い金額決定」の通知が届きます。

経理簿をつける際、添付書類として必要なのは、このメールで届く支払い金額決定の通知だけでよいのでしょうか？

それとも、クレジットカードから自動的に引き落とされているため、実際に支払ったことが確認できるカードの利用明細画面も、あわせて保存しておく必要がありますか？

経費として計上する場合に、どのような書類を保存しておけばよいのか教えていただきたいです。

Answer 1

ご質問ありがとうございます。毎月の少額の支払いでも、何をどこまで残せばよいのか迷いますよね。保存のしかたまで先に考えておられて、とても丁寧だと思います。

結論から申し上げると、いちばん大切なのは、Appleから届く「領収書（請求書）」のように、サービスの内容・金額・日付が分かる書類をデータのまま保存しておくことです。「支払い金額決定」の通知も一緒に残しておくとよく、カードの利用明細は、支払った事実を補う資料としてあわせて保存しておくと、より安心です。

① 残しておく書類の役割
・Appleからの領収書：何のサービスに、いくら払ったかを示す、相手から受け取った書類です。青色申告の方は、取引に関して相手から受け取った領収書・請求書などを、書類の種類ごとに定められた期間、保存することになっています（所得税法施行規則63条1項3号）。保存期間は、条文や国税庁の案内でご確認ください。
・カードの利用明細：実際に引き落とされた事実を示しますが、カード会社が作る書類で、サービスの中身までは分かりません。それだけでは経費の根拠として弱いので、領収書と組み合わせて使います。

② メールで届いた書類は「データのまま」保存します
メールやウェブで受け取った領収書は、紙に印刷するだけでなく、PDFやメールのデータのまま保存する必要があります（電子帳簿保存法7条）。前々年の売上の規模などによっては、税務署から求められたときにデータを見せられるようにしておけば、検索の仕組みまでは求められない場合があります。ご自身が当てはまるかどうかは、電子帳簿保存法の条文や国税庁の案内でご確認ください。ファイル名に「日付_Apple_1000円」のように入れて、年ごとのフォルダにまとめておくと探しやすくなります。データを後から直したり消したりしないためのルール（事務処理規程）を作っておく方法もよく使われています。

③ 消費税の課税事業者の方へ
仕入税額控除に使えるのは、Apple側が発行する領収書（インボイス）です。カードの利用明細だけでは控除を受けられませんので、領収書を保存しておいてください。

④ プライベートでも使っている場合
iCloudに私的な写真なども保存しているときは、仕事で使っている割合で按分し、その根拠をメモしておくと安心です。

少しでもお役に立てれば幸いです。ご不明な点があれば、またお気軽にご質問ください。

※本回答は一般的な情報提供を目的としたものです。詳細な判断は管轄の税務署への確認や、税理士への個別相談をお願いいたします。

Answer 2

アップルおよびクレジットカード会社からの明細の双方を保管いただければと思います。

Answer 3

　メールで届く「支払い金額決定の通知」だけでなく、Appleから発行される正式な「領収書（請求書）データ」と、クレジットカードの「利用明細」の双方を保管、または組み合わせて管理するのが最も安全です。
　メールによる通知は「いくら請求します」という事前の案内であることが多く、税務調査の際に「実際にそのサービスを買い、決済が完了したこと」を証明する証拠（証憑）として、一枚だけでは不十分とみなされるリスクがあります。また、クレジットカードの利用明細は「カード会社が代金を立て替えて支払った」という証明にはなりますが、「iCloudの容量を何GB買ったのか」といった具体的な取引内容（品目）が記載されていないため、こちらも単体では経費の証明として弱いとされています。したがって、以下の「購入内容がわかる書類」＋「実際の支払いがわかる書類」のセットで保管するのが確実です。
　毎月の経費計上にあたり、以下の2点をセットにして保存することをおすすめします。
　① Appleから届く正式な「領収書メール」または「PDF請求書」
　入手方法: 金額決定通知とは別に、決済完了後にAppleから「Apple からの領収書」という件名でメールが届きます。あるいは、Apple ID（Apple Account）の購入履歴画面から領収書（請求書）のPDFをダウンロードできます。
　② クレジットカードの利用明細（WEB画面のスクショやPDF）
　入手方法: カード会社のマイページから該当月の明細画面をPDFで保存するか、スクリーンショットを撮ります。Apple側の領収書とカード明細の日付・金額が一致することで、「私的に使ったものではなく、事業用カード（または事業主借）できちんと決済が行われた」という事実を完全に補強できるます。