経理・記帳・仕訳に関する質問｜質問No.25000

Question

公共料金等の経費にかかる添付書類について

イラストレーターです。
iCloudに描いたイラストを保存しており、毎月1,000円の利用料金を支払っているとします。支払い金額が確定した際には、メールで「支払い金額決定」の通知が届きます。

経理簿をつける際、添付書類として必要なのは、このメールで届く支払い金額決定の通知だけでよいのでしょうか？

それとも、クレジットカードから自動的に引き落とされているため、実際に支払ったことが確認できるカードの利用明細画面も、あわせて保存しておく必要がありますか？

経費として計上する場合に、どのような書類を保存しておけばよいのか教えていただきたいです。

Answer 1

アップルおよびクレジットカード会社からの明細の双方を保管いただければと思います。

Answer 2

　メールで届く「支払い金額決定の通知」だけでなく、Appleから発行される正式な「領収書（請求書）データ」と、クレジットカードの「利用明細」の双方を保管、または組み合わせて管理するのが最も安全です。
　メールによる通知は「いくら請求します」という事前の案内であることが多く、税務調査の際に「実際にそのサービスを買い、決済が完了したこと」を証明する証拠（証憑）として、一枚だけでは不十分とみなされるリスクがあります。また、クレジットカードの利用明細は「カード会社が代金を立て替えて支払った」という証明にはなりますが、「iCloudの容量を何GB買ったのか」といった具体的な取引内容（品目）が記載されていないため、こちらも単体では経費の証明として弱いとされています。したがって、以下の「購入内容がわかる書類」＋「実際の支払いがわかる書類」のセットで保管するのが確実です。
　毎月の経費計上にあたり、以下の2点をセットにして保存することをおすすめします。
　① Appleから届く正式な「領収書メール」または「PDF請求書」
　入手方法: 金額決定通知とは別に、決済完了後にAppleから「Apple からの領収書」という件名でメールが届きます。あるいは、Apple ID（Apple Account）の購入履歴画面から領収書（請求書）のPDFをダウンロードできます。
　② クレジットカードの利用明細（WEB画面のスクショやPDF）
　入手方法: カード会社のマイページから該当月の明細画面をPDFで保存するか、スクリーンショットを撮ります。Apple側の領収書とカード明細の日付・金額が一致することで、「私的に使ったものではなく、事業用カード（または事業主借）できちんと決済が行われた」という事実を完全に補強できるます。