経理・記帳・仕訳に関する質問｜質問No.20924

Question

他社への立替金について

他社のお手伝いで、当社のコピー機で印刷や消耗品を立替えて購入したものを
その会社へ立替金として請求し回収する予定ですが、
その際、当社は印刷費を1枚1円で請求されているので同じように1枚1円で、
使用した分を請求するのですが入金の際、消耗品と印刷代と分けて台帳へ記載した方が良いでしょうか？
例：現金5.000円/立替金5.000円摘要：額縁立替金回収
　　現金100円/立替金100円(1円×100枚)摘要：印刷代立替金回収
ご教授お願いいたします。

Answer 1

他社のお手伝いで、当社のコピー機で印刷や消耗品を立替えて購入したものを
その会社へ立替金として請求し回収する予定ですが、
その際、当社は印刷費を1枚1円で請求されているので同じように1枚1円で、
使用した分を請求するのですが入金の際、消耗品と印刷代と分けて台帳へ記載した方が良いでしょうか？
例：現金5.000円/立替金5.000円摘要：額縁立替金回収
　　現金100円/立替金100円(1円×100枚)摘要：印刷代立替金回収
ご教授お願いいたします。

Answer 2

結論から申し上げますと、摘要欄などで内容が区別できれば、必ずしも消耗品と印刷代を別々の仕訳に分ける必要はございません。

現金 5,100円 / 立替金 5,100円
摘要：A社立替金回収（額縁代、印刷代100枚分）

上記のように仕訳していただくことも可能です。

もちろん、それぞれを費用ごとに分けて仕訳を作成する方法も丁寧で分かりやすい記録になりますので、ご自身の管理しやすい方法を選んでいただくのが一番です。

「いつ、どこに、何のために、いくら立て替えたのか」が後から分かるように記録しておくことが重要になります。

Answer 3

このケースは「他社の経費を一時的に立て替えて支払い、その後回収する」という取引ですので、
立替金として処理するのが正しいです。
ご提示のように、印刷代と消耗品代を分けて記載するかどうかは、税務上・会計上の「管理の目的」によって判断します。

Answer 4

特段不要かと考えます。